Rédiger un rapport limpide : la formule gagnante

« La clarté c’est l'aptitude d'un texte à être lu rapidement, compris aisément
et bien mémorisé. »

Cécile BAUDET, Linguiste canadienne

Vous voulez faire de vos rapports un modèle de clarté ? Voici la formule gagnante en 4 mots : ConcisPrécisConcret et Simple. Effet garanti, quel que soit votre public !

Soyez concis

Vous avez sué pendant des mois, sur votre étude, et au moment de mettre vos conclusions par écrit, vous avez envie de tout déballer ; « sinon ce serait du gâchis » vous souffle votre petite voix intérieure . Je compatis, vraiment… Pourtant, il faudra trier ! Car, si tout est important, alors rien n’est important.
Posez-vous ces 2 questions : quelle est l’information nécessaire et suffisante dont a besoin le lecteur pour comprendre mon propos ? Quels sont les éléments, les preuves, les arguments qui soutiennent mon message et mes objectifs de communication ?
Exit donc les données inutiles –qui vous font plaisir mais n’apportent rien au lecteur. Exit les redondances, les formules alambiquées et les incises interminables !
Allez à l’essentiel, pour ne pas noyer votre message et perdre votre lecteur en chemin.

Soyez précis

« Longtemps » n’est pas une durée, et « beaucoup » n’est pas une quantité. Donnez des chiffres, a minima un ordre de grandeur. Justifiez vos choix : qu'est-ce qui a déterminé la taille de l'échantillon ? Pourquoi avez-vous retenu la méthode X plutôt que la méthode Y ? Pourquoi tel matériau plutôt qu’un autre ?...
Posez un contexte pertinent, adapté à votre public. Situez dans le temps et dans l’espace. Dites clairement qui a fait quoi, où, quand et pourquoi.
N’oubliez pas que votre texte vous échappe dans le temps et dans l’espace ; des lecteurs intéressés peuvent s’y référer dans 10 ou 20 ans, et à n’importe quel endroit de la planète : donnez-leur les moyens de comprendre.

Restez concret

Voici deux discours qui parlent du même sujet : l'homme à la conquête de l'espace !
« Notre mission est de devenir le leader international de l’industrie spatiale grâce aux innovations de nos équipes et à des initiatives aérospatiales stratégiquement ciblées » (NASA)
« …Notre objectif est d’envoyer un homme sur la lune et de le ramener sain et sauf sur terre avant la fin de la décennie » (John Fitzgerald Kennedy)
Laquelle des deux déclarations vous a interpellé le plus vite ?
Pour la plupart d’entre nous, c’est la deuxième. Pourquoi ? Parce qu’elle nous parle d’homme, de lune, de terre, de sécurité ; toutes choses directement liées à notre vécu, à nos émotions et qui évoquent en nous des images précises.
Vous voulez capter votre public ? Ancrez votre discours dans la réalité de vos lecteurs et n’abusez pas des formules abstraites.

Faites simple (à ne pas confondre avec simpliste)

Oubliez les figures de style -sauf si vous avez prévu de vous présenter au Goncourt ! Vous écrivez de la science et non de la littérature. Tous les spécialistes de la lisibilité martèlent que les mots et les structures de phrases les plus simples sont les plus efficaces, quel que soit le public cible, scientifiques compris ; le lecteur lit plus vite, comprend plus facilement et mémorise mieux (petit clin d’œil à Cécile, ma linguiste préférée).
Petite démonstration.
« Actuellement en France, aucune réglementation spécifique n'est mise en place au vue de l'absence de preuve quant aux effets de l'exposition professionnelle aux laines minérales sur la santé. »
La formule « au vue de l'absence de preuve quant aux effets… » est un peu trop compliquée pour une information qui, elle, est simple.
Une petite révision donnerait, par exemple, ceci :
« Actuellement, aucune réglementation spécifique n'est mise en place en France, car les effets de l'exposition professionnelle aux laines minérales sur la santé ne sont pas prouvés »
Avouez que c’est quand même mieux ! En plus, nous avons gagné en concision : la deuxième version contient 24 mots contre 28 pour première.
CQFD : entre deux mots, choisissez le moindre ; décomposez votre pensée jusqu’à la ramener à son expression la plus directe et la plus simple… et vous ne serez plus très loin de la perfection !

Moralité : La communication, y compris scientifique, comme toutes les autres activités des êtres vivants, obéit à la loi de l’effort minimum. Optez donc, en toutes circonstances, pour la représentation la plus simple et la plus économique. Soyez concisprécisconcret et simple : vous valoriserez mieux votre travail ; vous économiserez votre énergie ; et votre lecteur final vous adorera !

 

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